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ビジネスマナークイズ~社内コミュニケーション編


Q1『タクシーの席次で上席はどこですか。』

  • 進行方向に向かって後部座席の左側奥
  • 進行方向に向かって後部座席の右側奥
  • 助手席
  • 後部座席の中央
正解!不正解
Answer:進行方向に向かって後部座席の右側奥

運転手(右ハンドル)の後ろが上席になります。助手席は末席です。運転手つきの公用車の場合も同様です。しかしオーナードライバーの場合は助手席が上席になります。注意してください。


Q2『コピーのとる際の注意として不適切なものはどれですか。』

  • コピーを取り終えたら、そのままの状態にしておく。
  • 濃度・サイズの設定に気を付ける。
  • 重要書類をミス・コピーしてしまったら、裏紙などに使用せず、シュレッダーにかけて廃棄する。
  • オリジナル原稿をコピー機に置き忘れていないか注意する。
正解!不正解
Answer:コピーを取り終えたら、そのままの状態にしておく。

コピーを取り終えたら、リセットボタンを押して設定を元に戻しておきましょう。また、トナー切れ、用紙切れ、部数の確認、汚れていないか、ずれていないかの内容確認、ガラス面の汚れの清掃などに気を配ってください。


Q3『過去にした質問の回答を記したメモが見当らずに、同じことを再質問せざるを得なくなりました。その場合の適切な対処はどれですか。』

  • 同じことを再質問することは失礼なので質問はしない。
  • 同じことを再質問することは失礼なので、わからないなりに作業をして、どうしようもなくなったら、「申し訳ないのですが」と再質問することを詫びてから質問する。
  • 「申し訳ないのですが」と再質問することを詫びてから質問する。
  • 特になにも断らずに通常通りに質問する。
正解!不正解
Answer:「申し訳ないのですが」と再質問することを詫びてから質問する。

業務遂行上、わからないことは放置せず、再質問をする失礼を詫びてから改めて質問します。わからないのに作業を進めて失敗をすると、やり直しの手間を含め、再質問の非礼以上の迷惑になります。


Q4『業務に関する質問をするとき、適切な質問の仕方はどれですか。』

  • 質問内容を確認すると、過去の質問の回答に似たような事例があったので質問はしない。
  • わからなければ、すぐに質問をする。
  • 当面作業に関係のないことでも、せっかくの機会なので、とりあえず質問するように考えをまとめる。
  • 質問内容はすでに以前に説明を受けている事柄ではないか、過去に質問をして回答をもらっていないか、を確認してから質問をする。
正解!不正解
Answer:質問内容はすでに以前に説明を受けている事柄ではないか、過去に質問をして回答をもらっていないか、を確認してから質問をする。

忙しい中、当面必要のない質問をするのも迷惑にあたります。過去の質問の回答の中に似たような事例があっても、独断せず、「このやり方でよろしいですか?」と事前に確認するようにしましょう。


Q5『先輩に仕事のやり方でわからない部分について質問をする必要があります。適切な質問の仕方はどれですか。』

  • 「申し訳ございませんがこの仕事のやり方を教えてください」
  • 「作業をわからないなりにやってみたのですが、申し訳ございませんが、確認をお願いいたします」
  • 「申し訳ございませんが、この仕事のこの部分はわかるのですが、こちらの部分が少々わかりかねますので教えていただけませんか」
正解!不正解
Answer:「申し訳ございませんが、この仕事のこの部分はわかるのですが、こちらの部分が少々わかりかねますので教えていただけませんか」

質問はまる投げではなくて、わかる部分とわからない部分を明確にしてからするようにしましょう。わからない部分がある場合はやり直しの手間を考えて、独断でやらず、最初に質問してから作業に入ってください。


Q6『上司から指示を受ける際に適切と思われる態度はどれですか。』

  • 要点をメモしながら指示を最後まで聞き、復唱確認をする。指示をされ終えた後は不明な点があっても、失礼に当たるので質問はしない。
  • 要点をメモしながら指示を最後まで聞き、復唱確認をする。指示をされ終えた後、不明な点があれば質問する。
  • 要点をメモしながら指示を聞きつつ、不明な点があれば、指示されている途中であっても遮って、積極的に質問する。
  • 指示を聞くときはメモは取らず頭の中に記憶し、不明点を思い出しながら、質問をする。
正解!不正解
Answer:要点をメモしながら指示を最後まで聞き、復唱確認をする。指示をされ終えた後、不明な点があれば質問する。

5W2H(いつ、どこで、誰が、なぜ、何を、どのように、いくら(いくつ)のこと)を念頭に指示をメモします。期限、数字・数量や固有名詞は特にしっかり確認してください。


Q7『上司から作業の指示を受けましたができそうにありません。適切な対応を選んでください。』

  • とにかくやってみて、できなければ報告するのを控える。
  • できそうもない時は、その理由や状況をきちんと説明して、可能ならば優先順位を決めてもらうなど、上司の判断を仰ぐ。
  • できそうにないときは、はっきり「できません」と言って、その指示を断る。
  • とにかくやってみて、できなければその旨を報告する。
正解!不正解
Answer:できそうもない時は、その理由や状況をきちんと説明して、可能ならば優先順位を決めてもらうなど、上司の判断を仰ぐ。

できないことを無理してやるべきではありません。失敗を取り返すのに人手も時間もかかります。ただ「できません」と答えるのも失格です。きちんとできない理由や状況を説明して、あとは上司の判断を仰いでください。


Q8『仕事のミスを上司へ報告するとき、どのような報告の仕方が適切ですか。』

  • ミスはいち早く報告する。ミスの責任は可能な限り他に転嫁した形で報告する。
  • ミスの報告はせずにとりあえず自分だけで対処する。対処しきれなくなったり、対処中にミスが発覚したときに改めて報告する。
  • 悪い知らせは出来る限り控えるべきなので、ミスの報告はしない。もし発覚してしまったら、その時点で報告する。
  • ミスはいち早く報告する。ミスに至る経緯を簡潔・客観的に報告し、対応策の指示を受ける。
正解!不正解
Answer:ミスはいち早く報告する。ミスに至る経緯を簡潔・客観的に報告し、対応策の指示を受ける。

報告とともに心からの謝罪も忘れずに。ミスを黙っているのは絶対禁物ですし、自分だけで対処しようとすればさらに傷口を広げてしまう可能性もあります。責任転嫁はいけません。社会人としての信用を失います。


Q9『会議に参加する前の心構えとして適切なものはどれですか。』

  • 資料には事前に目を通しておき、自分の考えをまとめておく。
  • 先入観を持ってしまうといけないので、資料には事前に目を通さない。
  • 資料には事前に目を通しておき、まずは会議で人の意見を聞いてから自分の意見を考える。
正解!不正解
Answer:資料には事前に目を通しておき、自分の考えをまとめておく。

事前に資料に目を通し、会議のテーマや目的をしっかり確認して、それに対する自分の意見もメモ書き等しておきます。最低会議の5分前には席についていてください。