電話がかかってきたとき、コール音が何回以内に出るのが適切か？

３回

呼び出し音は３コール以内に出るのが基本です。
それ以上になったら「お待たせいたしました」、もし大幅に待たせてしまったような場合は「大変お待たせいたしました」と丁寧に詫びて、会社名を名乗りましょう。