CATEGORY 電話対応2

電話で話をしていて、途中で切れたときの対処法

かけた方からかけ直す 話の途中で、電話が切れてしまった場合どうするか? その場合は、かけた方からかけ直すのがマナーです。 しかし、明らかに自分が原因で切れてしまった場合や、相手が目上の人であれば、すぐに自分からかけ直しま…

担当者が不在で、電話が取り次げない場合…

「大変申し訳ございません。●●はただいま外出中でございまして、18時に戻ってまいる予定でございます。差し支えなければご用件をお伺いいたしましょうか?」 と、まずは不在を詫び、内容を確認したり相手の意向を伺います。 [1]…

電話で話すときの発声について

通常よりやや高めに明るく話す。 電話で話すときの発声で一番大事なことは聞き取りやすい声で話すことです。やや高めの声が最も聞き取りやすいといわれています。やや高めの声で明るく話すことで活気のある会社であるという印象を与えま…

電話を受けたとき時の適切な対応は?

「はい。お電話、ありがとうございます」と明るく言ってから、会社名と部署名を名乗る。 相手が名乗ったら「いつもお世話になっております」と明るい声で挨拶をします。受話器は利き手ではない方の手でとってください。利き手はメモ用に…

伝言の受け方について

相手方の伝達事項をメモに記録し、最後にメモを読みながら復唱確認し、電話を切る。 メモはあて先、先方の会社名・氏名・電話番号、用件の内容、伝言メモ作成の日付・曜日・時刻、受付者名を記録します。また聞き間違いの多い数字、地名…

電話で呼び出された人がトイレ、電話中、ちょっとした打ち合わせ等で短時間離席しています。どのような対応が適切か

まず「申し訳ございません」と謝り、出られない理由を簡単に告げ、「いかがいたしましょうか」と相手に判断をまかせる。 「いかがいたしましょうか」といったん相手に判断を委ねておき、相手の反応に応じて、こちらからかけなおす、戻る…

電話で呼び出された人が短時間の離席をしている旨を告げたところ、先方は待つと言うので呼び出し相手が戻るまで持ってもらっていました。ところがしばらく待っても呼び出された人が戻らず、すぐには電話に出られない様子です。どのような対応が適切ですか?

まずは丁寧に謝り、すぐには出られない旨を告げ、折り返し「後ほどこちらからお電話させていただいよろしいでしょうか」と相手の意向を尋ねる。 相手の意向を尋ねつつ、こちらから連絡を入れる旨を申し出るのが適切な対応です。先方が「…

電話で呼び出された人が休暇中、出張中などで明らかに電話に出られない状態のときの適切な対応は?

不在である旨を丁寧に告げ「お差し支えなければ、ご用件をうかがわせていただきますが」と進言し、相手が同意したら伝言を受ける。 先方のほうから伝言を頼んでくる場合も多々あります。外出・会議等、在社中で席に不在の時は、おおよそ…

電話で呼び出された担当者が不在です。しかし先方は大変急いでいる様子です。適切な対応は?

代理の者で対応可能かどうかを訊き、無理ならば先方の電話を番号聞いたうえで、担当者に連絡を取り対応してもらう。 まずは他の人間で対応可能ならば対応してもらいましょう。無理ならばこちらで本人に連絡をとり、直接、先方に電話をし…

問い合わせの電話がかかってきました。「ただいまお調べいたしますので、少々お待ちいただけますか」と応え、調べ始めましたがすぐには回答できそうにありません。どのような対処が適切でしょうか?

「申し訳ございません。少々お時間をいただけますか。お問い合わせの件を確認の上、○○分後に改めてこちらからお電話をさせて頂きたいのですが、ご都合はいかがでしょうか」と申し出る。 折り返しの電話はあくまで相手の都合を優先し、…

電話のかけかたの基本マナー

最初に自分の会社名と氏名を名乗った後、取り次いでほしい相手を指名して、相手が出たら明るく挨拶をして用件を伝える。 まず自分の会社名と氏名を名乗ってから、「恐れ入りますが」と取り次いでほしい相手を指名するのは基本的なことで…

電話でのアポイントメントの取り方のマナー

まずは用件を伝え、会ってもらえるかどうか確認したうえで、相手の都合を尋ね、日程の調整をする。 アポイントメントを取るときに大事なことは相手の立場を尊重することです。会うに足る用件であるかどうかを相手に判断してもらったうえ…

電話をかけ、相手が不在だった際のマナー

●帰社時間を確認し、こちらから再度電話をする旨を伝える。 ●こちらの電話番号を伝え、折り返し向こうから電話をしてもらうよう依頼する。 ●伝言を頼む。 かけ直す、折り返し電話をもらう、伝言を頼むが相手が不在の時の基本的対応…