入電に関する記事

担当者が不在で、電話が取り次げない場合…

「大変申し訳ございません。●●はただいま外出中でございまして、１８時に戻ってまいる予定でございます。差し支えなければご用件をお伺いいたしましょうか？」と、まずは不在を詫び、内容を確認したり相手の意向を伺います。 [１]…

３回呼び出し音は３コール以内に出るのが基本です。それ以上になったら「お待たせいたしました」、もし大幅に待たせてしまったような場合は「大変お待たせいたしました」と丁寧に詫びて、会社名を名乗りましょう。

敬語を用いて、丁寧に名前を聞く。まずは丁寧に相手を確認するのが原則です。「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」、「失礼でございますが、どちら様でいらっしゃいますか」と丁寧に促しましょう。

「はい。お電話、ありがとうございます」と明るく言ってから、会社名と部署名を名乗る。相手が名乗ったら「いつもお世話になっております」と明るい声で挨拶をします。受話器は利き手ではない方の手でとってください。利き手はメモ用に…

相手方の伝達事項をメモに記録し、最後にメモを読みながら復唱確認し、電話を切る。メモはあて先、先方の会社名・氏名・電話番号、用件の内容、伝言メモ作成の日付・曜日・時刻、受付者名を記録します。また聞き間違いの多い数字、地名…

「はい、課長の田中ですね。少々お待ちください」と呼び出し相手を復唱確認してから「田中課長、○○物産の××様から電話です」と取り次ぐ。呼び出し相手の復唱確認を省略してはいけません。複数の課が存在する場合は何課まで確認して…

まず「申し訳ございません」と謝り、出られない理由を簡単に告げ、「いかがいたしましょうか」と相手に判断をまかせる。「いかがいたしましょうか」といったん相手に判断を委ねておき、相手の反応に応じて、こちらからかけなおす、戻る…

まずは丁寧に謝り、すぐには出られない旨を告げ、折り返し「後ほどこちらからお電話させていただいよろしいでしょうか」と相手の意向を尋ねる。相手の意向を尋ねつつ、こちらから連絡を入れる旨を申し出るのが適切な対応です。先方が「…

不在である旨を丁寧に告げ「お差し支えなければ、ご用件をうかがわせていただきますが」と進言し、相手が同意したら伝言を受ける。先方のほうから伝言を頼んでくる場合も多々あります。外出・会議等、在社中で席に不在の時は、おおよそ…

代理の者で対応可能かどうかを訊き、無理ならば先方の電話を番号聞いたうえで、担当者に連絡を取り対応してもらう。まずは他の人間で対応可能ならば対応してもらいましょう。無理ならばこちらで本人に連絡をとり、直接、先方に電話をし…

頃合を見計らって「大変恐れ入りますが、もう一度お名前を確認させて頂きますか」と再確認の体裁を取る。ストレートに忘れたというのは相手に対して失礼ですから避けてくだい。再確認の場合はより丁寧な言い方を心がけます。しかしまず…

「申し訳ございません。少々お時間をいただけますか。お問い合わせの件を確認の上、○○分後に改めてこちらからお電話をさせて頂きたいのですが、ご都合はいかがでしょうか」と申し出る。折り返しの電話はあくまで相手の都合を優先し、…

かけたほうが先に切るのが基本だが、相手が顧客や目上の人間の場合は相手より後に受話器を置くのが礼儀にかなっている。要件が終わったら「失礼いたします」「よろしくお願いいたします」等、かけた側も受けた側も切りやすい文句で締め…

●とりあえず先方の話はなんであれ全部聞いてから、確認作業をする。 ●詳細を調べて折り返し連絡をする旨を申し出て、先方の都合を尋ねる。 ●電話の内容を記録残す。できるだけ平易な言葉で対応するのが基本です。途中で話を遮るの…