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電話がかかってきたとき、コール音が何回以内に出るのが適切か?

3回

呼び出し音は3コール以内に出るのが基本です。
それ以上になったら「お待たせいたしました」、もし大幅に待たせてしまったような場合は「大変お待たせいたしました」と丁寧に詫びて、会社名を名乗りましょう。