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電話で呼び出された担当者が不在です。しかし先方は大変急いでいる様子です。適切な対応は?

代理の者で対応可能かどうかを訊き、無理ならば先方の電話を番号聞いたうえで、担当者に連絡を取り対応してもらう。

まずは他の人間で対応可能ならば対応してもらいましょう。無理ならばこちらで本人に連絡をとり、直接、先方に電話をしてもらうのが適切な対応です。基本的に携帯電話の番号を無断で教えてはいけません。