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担当者が不在で、電話が取り次げない場合…

「大変申し訳ございません。●●はただいま外出中でございまして、18時に戻ってまいる予定でございます。差し支えなければご用件をお伺いいたしましょうか?」
と、まずは不在を詫び、内容を確認したり相手の意向を伺います。

[1]先方がかけなおすと言った場合→「かしこまりました。お電話があったことを申し伝えます。」

[2]先方が折り返し電話が欲しいと言った場合→「かしこまりました。念のためお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

[3]急ぎの用件ではないと言った場合→「戻りましたら、こちらから○○様へお電話を差し上げますが、ご都合はいかがでしょうか?」

[4]先方が伝言を頼んできた場合→「はい、承ります。」と内容をメモに取り復唱。
「かしこまりました。私、△△と申します。」と、最後に自分の名前を伝えます。

外出中や会議などで担当者が不在のときは、まずは相手の要望に添えなかったことを謝罪し、担当者がいつ戻ってくるのかを相手に聞かれる前に先手で伝えます。
伝言を受けた場合は、5W3Hがわかるように正確に簡潔にメモすること。
また、メモを取ったら必ず復唱し、最後に自分の名前を伝えること。
そうすることで、相手に安心感を与えることができます。


執筆者:野村 奈央
(イメージコンサル、企業研修講師etc)
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