「相手が名乗らないとき」「相手の声が小さいとき」「取り次ぎ方法」「呼び出された方が不在のとき」など、電話の受け方に関するビジネスマナークイズ

Ｑ６『○○物産の××さんから自社の田中課長に電話があったとき、どのように取り次ぎますか。』

• 「はい、田中課長ですね。少々お待ちください」と呼び出し相手を復唱確認してから「田中課長、お電話です」と取り次ぐ
• なるべく早く取り次ぐため、呼び出し相手の復唱確認を省力して「田中課長、○○物産の××様からお電話です」と取り次ぐ
• 「はい、課長の田中ですね。少々お待ちください」と呼び出し相手を復唱確認してから「田中課長、電話です」と取り次ぐ
• 「はい、課長の田中ですね。少々お待ちください」と呼び出し相手を復唱確認してから「田中課長、○○物産の××様から電話です」と取り次ぐ

Ｑ７『電話で呼び出された人が短時間の離席をしている旨を告げたところ、先方は待つと言うので呼び出し相手が戻るまで持ってもらっていました。ところがしばらく待っても呼び出された人が戻らず、すぐには電話に出られない様子です。どのような対応が適切ですか。』

• まずは丁寧に謝り、すぐには出られない旨を告げ、折り返し「後ほどこちらからお電話させていただいてもよろしいでしょうか」と相手の意向を尋ねる
• まずは丁寧に謝り、すぐには出られない旨を告げ、電話を切る
• まずは丁寧に謝り、すぐには出られない旨を告げ「恐れ入りますがもう一度お電話をいただけますか」と頼む
• まずは丁寧に謝り、すぐには出られない旨を一応告げて、出られるまで待ってもらう

Ｑ８『電話で呼び出された人が休暇中、出張中などで明らかに電話に出られない状態のときの適切な対応はどれですか。』

• 不在である旨を丁寧に告げ「お差し支えなければ、ご用件をうかがわせていただきますが」と進言し、相手が同意したら伝言を受ける
• 不在である旨を丁寧に告げ、電話を切る
• 不在である旨を丁寧に告げてから、在社している時を教え「恐れ入りますがそのときにもう一度お電話をいただけますか」と依頼する
• 不在である旨を丁寧に告げ、内容にかかわらず自分が相手の用件に対応する

Ｑ９『問い合わせの電話がかかってきました。「ただいまお調べいたしますので、少々お待ちいただけますか」と応え、調べ始めましたがすぐには回答できそうにありません。どのような対処が適切ですか。』

• 「申し訳ございません。少々お時間をいただけますか。お問い合わせの件を確認の上、○○分後に改めてこちらからお電話をさせて頂きたいのですが、ご都合はいかがでしょうか」と申し出る
• 「申し訳ございません。少々お時間をいただけますか」と丁寧に言って、調べがつくまで待ってもらう
• 「お待たせいたしました。とりあえずわかる範囲でお答えいたします」と言って、不完全な断片的な情報でもとにかく回答する