「ビジネス文書の書き方」「外出時の行動」「出張時の準備や行動」に関するビジネスマナークイズ

Q1『ビジネス文書の社外用文書の書き方として適切なものはどれですか。』

  • ビジネス文書なので挨拶文は書かずに、すぐに本題に入る
  • 前文に頭語、時候の挨拶、感謝や祝福の言辞を記してから本文に入り、末文は頭語とセットの結語で締めくくる
  • 1枚目は、頭語、時候の挨拶、感謝や祝福の言辞を書き連ね、2枚目以降から本文に入るのが礼儀である
正解!不正解
Answer:前文に頭語、時候の挨拶、感謝や祝福の言辞を記してから本文に入り、末文は頭語とセットの結語で締めくくる

前文から改行し、一文字空けて本文に入ります。本文は「さて」「ところで」から文章を起こしていきます。文書自体の最後は「以上」で終わります。社内向けの文書には、挨拶文抜きで用件だけを簡潔に記します。

Q2『仕事で外出する際にやっておくべきこととして、適切なものはどれですか。』

  • 机の上は仕事中そのままにして、上司にのみ、行先・用件・帰社予定時間を伝えて、外出する
  • 机の上は仕事中そのままにして、ホワイトボード等に行先・用件・帰社予定時間を記入し、その旨を上司・同僚にも伝えておく
  • 机の上をきれいに整理し、重要書類をしまってから、上司にのみ、行先・用件・帰社予定時間を伝えて、外出する
  • 机の上をきれいに整理し、重要書類をしまってから、ホワイトボード等に行先・用件・帰社予定時間を記入し、その旨を上司・同僚にも伝えておく
正解!不正解
Answer:机の上をきれいに整理し、重要書類をしまってから、ホワイトボード等に行先・用件・帰社予定時間を記入し、その旨を上司・同僚にも伝えておく

帰社後、同じ仕事を続ける場合でも一度机の上を整理してから外出するのが原則です。帰社時間が予定より遅れるとき、あるいは帰社時間がはっきりしなかったときは、それがわかった時点ですぐに会社に連絡してください。

Q3『出張に行くことになりました。事前準備として不適切なものはどれですか。』

  • 必要書類を提出し、日程表を作成して、上司に承認してもらう
  • 旅行用品など必要なものを点検し、念のため現地の地図も用意する
  • 旅先で物騒なので、持ち歩く現金は最低限にして、クレジットカードは携帯しない
  • 必要な資料、とくに名刺は多めに持っていく
正解!不正解
Answer:旅先で物騒なので、持ち歩く現金は最低限にして、クレジットカードは携帯しない

金融機関がすぐにみつかるとは限りませんし、不案内な土地で不測の事態が起こることは常に想定しておきましょう。現金はなるべく多めに持っていてください。名刺は交換人数が予定より多くなることに備えます。

Q4『出張時の行動として適切なものはどれですか。』

  • 出張先でのトラブルは現地で解決し、会社への報告は行わない
  • 出張中はこまめに連絡し、長期出張の際は何もなくても一日一度は連絡を入れる
  • 出張時は、会社に入った自分宛ての連絡や伝言には応答しないようにし、在社時に関わっていた仕事相手の連絡先も持っていかない
  • 出張先の現地到着時の連絡は省略してすぐに仕事に入る
正解!不正解
Answer:出張中はこまめに連絡し、長期出張の際は何もなくても一日一度は連絡を入れる

何もない場合の一日一度の定時連絡は、就業時間間際がいいでしょう。現地や会社へのお土産は必要ではありませんが、心遣いとして好感をもたれます。出張から帰ったときは訪問先へのお礼の電話は忘れずにしてください。