【電話応対】「取り次ぎの頼み方」「最後に受話器を置くのは?」「相手が不在時の対処」など、かけるときの心がけや注意点に関するビジネスマナークイズ

Q6『電話で話すときの発声として適切なものはどれですか。』

  • 相手に良く聞こえるように出来る限りの大声を出す
  • 静かに話すのが基本なのでささやくような声で話す
  • なるべく落ち着いた低い声で話すようにする
  • 通常よりやや高めに明るく話す
正解!不正解
Answer:通常よりやや高めに明るく話す

電話で話すときの発声で一番大事なことは聞き取りやすい声で話すことです。やや高めの声が最も聞き取りやすいといわれています。やや高めの声で明るく話すことで活気のある会社であるという印象を与えます。

Q7『電話のかけかたとして適切なものはどれですか。』

  • 最初に取り次いでほしい相手を指名して、相手が出たら、明るく挨拶をして、自分の会社名と氏名を名乗り、用件を伝える
  • 最初に自分の会社名と氏名を名乗った後、取り次いでほしい相手を指名して、相手が出たら明るく挨拶をして用件を伝える
  • 最初に自分の会社名と氏名を名乗り、電話の相手に用件を話してから、取り次いでほしい相手を指名し、その相手に明るく挨拶をして、再び用件を繰り返し話す
  • 最初に取り次いでほしい相手を指名して、相手が出たら、挨拶などで時間を無駄にせずにいきなり用件を切り出す
正解!不正解
Answer:最初に自分の会社名と氏名を名乗った後、取り次いでほしい相手を指名して、相手が出たら明るく挨拶をして用件を伝える

まず自分の会社名と氏名を名乗ってから、「恐れ入りますが」と取り次いでほしい相手を指名するのは基本的なことです。

Q8『電話をかけ、相手が不在だった際の不適切な対処はどれですか。』

  • 帰社時間を確認し、こちらから再度電話をする旨を伝える
  • こちらの電話番号を伝え、折り返し向こうから電話をしてもらうよう依頼する
  • 伝言を頼む
  • 外出先や連絡先を聞きだし、なんとかこちらから直接連絡を取る
正解!不正解
Answer:外出先や連絡先を聞きだし、なんとかこちらから直接連絡を取る

かけ直す、折り返し電話をもらう、伝言を頼むが相手が不在の時の基本的対応です。具体的な外出先や個人的な連絡先は原則として教えてもらえませんし、それを尋ねるのはマナーに欠けています。

Q9『電話をかけたら相手が不在だったので伝言を頼みました。適切な頼み方はどれですか。』

  • 簡潔に用件を伝えた後、必ず自分の名前を念押しする
  • 簡潔に用件を伝えた後、失礼なので伝言を受けた相手の名前などは確認せずに速やかに電話を切る
  • 簡潔に用件を伝えた後、必ず伝言を受けた相手の名前を丁寧に確認する
正解!不正解
Answer:簡潔に用件を伝えた後、必ず伝言を受けた相手の名前を丁寧に確認する

伝言が伝わっていない等、後のトラブルを回避するため、伝言を受けた相手の名前は聞いておきます。名前を聞いた後、「ではよろしくお伝えください」とさりげなく念押しをして相手の責任感に訴えます。