「文章の書き方」「緊急用件」「お詫びのメール」「返信」…【ビジネスメール】に関するミニテスト

Q1『ビジネスメールで緊急の用件、重大案件などを送るときの適切なやり方はどれですか。』

  • しっかり文案を練ってメールのみで伝える
  • メールを送った後、先方に電話をして緊急・重大な要件を送った旨を伝える
  • その場合、メールは使わず、すべての用件を電話だけで伝える
正解!不正解
Answer:メールを送った後、先方に電話をして緊急・重大な要件を送った旨を伝える

メールをすぐに確認してくれるとは限りません。緊急・重大な要件の場合は電話連絡もすべきです。資料等の添付があるときは、その内容まで電話で口頭のみで伝えると相手にも大きな負担をかけてしまいます。

Q2『ビジネスメールの文章の書き方について、不適切なものはどれですか。』

  • 1行30文字前後で3~4行を目安に行間を空ける
  • 長文は避け、箇条書きなどを活用して内容をわかりやすくする
  • わかりやすい文章にするため、○数字や単位などの環境依存文字をなるべく使用する
正解!不正解
Answer:わかりやすい文章にするため、○数字や単位などの環境依存文字をなるべく使用する

先方の環境がわからないときは環境依存文字の使用も避けましょう。相手方のメール環境によっては文字化けしたりして判読不能になることがあります。

Q3『ビジネスメールの要件の記しかたについて、適切なものはどれですか。』

  • 1メールにつき1要件が原則である
  • 1メールにつき3要件までが最も適当とされる
  • 1メールにつき何要件でも別にかまわない
正解!不正解
Answer:1メールにつき1要件が原則である

1メールにつき1要件がマナーにかなっています。1メールに複数の要件を詰め込むと、要件の重要度があいまいになったり、忘れられたりする恐れがあります。また読む側の負担も大きくなります。

Q4『取引先に送るビジネスメールの署名の要件について、適切なものはどれですか。』

  • 氏名だけを記す
  • 社名・所属・氏名・住所・電話番号・メールアドレス等の情報を簡潔に記す
  • 末筆の挨拶文を署名欄で行う
正解!不正解
Answer:社名・所属・氏名・住所・電話番号・メールアドレス等の情報を簡潔に記す

おおむね名刺に載せている情報を簡潔に記します。5~7行ぐらいで見やすいレイアウトにします。社内メールの署名は所属・氏名・内線番号が基本です。

Q5『業務上のミスで取引先に迷惑をかけてしまいました。お詫びのメールを出そうと先輩に相談したところ、アドバイスをもらいました。もっとも適切なアドバイスはどれですか。』

  • メールでのお詫びはなるべく丁寧に謝り、詳細にわたって事実関係を記す
  • メールでのお詫びは出来る限り簡潔に済ませるのが礼儀である
  • お詫びはメールで済ましてはいけない
正解!不正解
Answer:お詫びはメールで済ましてはいけない

お詫びにメールを使用するのは禁物です。まずは電話でお詫びし、アポイントメントをとったうえで対面謝罪するのが基本です。場合によっては文書での謝罪も必要になります。