「転送」「セキュリティ」「HTMLメール」…【ビジネスメール】に関するミニテスト

Q1『パスワード付き添付ファイルのパスワード送信について、適切なものはどれですか。』

  • 添付ファイルとそのパスワードは同じメールで送る
  • 添付ファイルとそのパスワードは別々のメールで送る
  • パスワード付きのファイルを添付してはいけない
正解!不正解
Answer:添付ファイルとそのパスワードは別々のメールで送る

同じメールで送るのはマナー違反です。万が一の誤送信対策として、パスワードは別メールで送付します。しかし「パスワード送付の件」などというあからさまな件名はつけないように注意しましょう。

Q2『ビジネスメールの文章に顔文字や絵文字を使用することについて、適切な認識はどれですか。』

  • 顔文字や絵文字は細かいニュアンスまで伝えやすいので、積極的に活用する
  • 顔文字や絵文字を使って華やかなメールにすることがマナーである
  • ビジネスメールの文章に顔文字や絵文字を使用するべきではない
正解!不正解
Answer:ビジネスメールの文章に顔文字や絵文字を使用するべきではない

顔文字や絵文字や便利ですが、ビジネスメールで使用するべきではありません。それらを使わなくてもきちんと意図が伝わる文章力をつけましょう。先方の環境がわからないときは環境依存文字の使用も避けましょう。

Q3『ビジネスメールの転送を行う際、適切な送り方はどれですか。』

  • 転送対象の文章だけを送るのではなく、転送目的や転送理由を添える
  • 転送メールの時は転送対象の文章だけを送るのが原則である
  • メールの転送文章をなるべく読みやすく編集加工してから転送する
正解!不正解
Answer:転送対象の文章だけを送るのではなく、転送目的や転送理由を添える

個人宛てのメールを転送する時は元の送信者に事前了解を取り、転送先に伝える情報等について確認してください。メール転送の場合は転送対象の文章をそのまま送るのが原則で、手を加えるのはルール違反です。

Q4『重要情報を含むメールを誤送信してしまいました。どのような対処が適切ですか。』

  • 誤送信した先から連絡が来るのを持ち、連絡が来たら、丁寧にお詫びのメールを送り、削除を依頼する
  • 即座にお詫びのメールを送り、削除を依頼する
  • 即座にお詫びのメールを送り、削除を依頼する。本来の送信先への対応は上司に相談する
  • 即座に削除依頼のお詫びのメールを送るととも、相手に電話をして口頭でもミスを詫びたうえで削除も依頼する。本来の送信先への対応は上司に相談する
正解!不正解
Answer:即座に削除依頼のお詫びのメールを送るととも、相手に電話をして口頭でもミスを詫びたうえで削除も依頼する。本来の送信先への対応は上司に相談する

メール誤送信であっても、メールだけでお詫びを済ませず、直接電話をして口頭でも詫びるのが礼儀です。もし重要情報を誤送信してしまった場合は、本来メールを送るべき相手への対応を含めて、上司に相談してください。

Q5『HTMLメールについての適切な認識はどれですか。』

  • HTMLメールは豊かな表現が可能なのでビジネスメールに積極的に利用するべきだ
  • HTMLメールはセキュリティ上の理由でビジネスメールに積極的に利用するべきだ
  • HTMLメールはセキュリティ上の理由でビジネスメールへの利用はなるべく避けるべきだ
正解!不正解
Answer:HTMLメールはセキュリティ上の理由でビジネスメールへの利用はなるべく避けるべきだ

HTML形式のメールは文字装飾や画像表示など便利ですが、悪意のスクリプトによる情報漏えいやウィルスが含まれている危険性があります。ビジネスメールでは使用すべきではありません。